Åre · Politiska sammanträden och protokollBeslut
Laddar lokal information...
För att åtgärda en stor arkiveringsskuld i ärendehanteringssystemet Castor har socialnämnden beslutat att tillämpa den nuvarande informations- och dokumenthanteringsplanen även på äldre handlingar.
Detta görs för att möjliggöra en snabb och rättssäker slutarkivering inför upphandlingen av ett nytt ärendehanteringssystem.
Hela kommunen · Kommunanställda
Beslutet rör interna administrativa rutiner för digitalisering av äldre handlingar inför ett systembyte.
En stor arkiveringsskuld i det digitala och analoga arkivsystemet ska nu åtgärdas. Socialnämnden har beslutat att tillämpa den nuvarande informations- och dokumenthanteringsplanen även på äldre handlingar för att underlätta och påskynda processen inför ett kommande systembyte.
I ärendehanteringssystemet Castor finns för närvarande en omfattande arkiveringsskuld, vilket omfattar både digitala filer och tillhörande analoga handlingar. Problemet bottnar i att det saknades tillräckligt tydliga riktlinjer för dokumenthantering innan den nuvarande planen antogs av socialnämnden i december 2022.
Inför en framtida upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem finns det ett akut behov av att slutarkivera den gamla informationen så snabbt och rättssäkert som möjligt. Genom att tillämpa de moderna och gällande reglerna även på det äldre materialet förenklas och effektiviseras detta arbete avsevärt.
Beslutet fattades under socialnämndens sammanträde efter att Gunnar Hafmar från Västjämtlands Väl (VV) yrkat bifall till förvaltningens förslag. Beslutet har skickats vidare till kanslichefen för vidare hantering och verkställande.