Laddar lokal information...
Från och med mars 2027 införs en regel om att e-post på kommunens servrar automatiskt gallras efter två år och e-postloggar efter 90 dagar. Beslutet ska skapa en effektivare informationsförvaltning och minska risken för att känsliga personuppgifter lagras för länge.
Beslutet förändrar hur kommunal e-post och loggar lagras och gallras, vilket påverkar hanteringen av personuppgifter och hur ärendehistorik kan spåras bakåt i tiden.
All kommunal e-post som lagras på servrarna ska automatiskt raderas efter två år och e-postloggar efter 90 dagar. De nya gallringsreglerna införs från och med 1 mars 2027 för att skapa en enhetlig informationshantering och minska risken för att sekretessbelagda eller känsliga personuppgifter sparas för länge. Beslutet fattades trots skarp kritik från oppositionen, som varnar för förlorad insyn och försvårat arbete i långdragna ärenden.
Beslutet omfattar hela den kommunala organisationen och dess helägda bolag, med undantag för Uppsalahem som tillämpar ett eget system för e-posthantering. Syftet med gallringsfristen är att uppnå en enhetlig och säker informationsförvaltning i linje med arkiv- och dataskyddslagstiftning.
Inför att den automatiska rensningen träder i kraft den 1 mars 2027 ska samtliga förvaltningar och bolag genomföra risk- och konsekvensanalyser samt upprätta handlingsplaner. Detta för att förtroendevalda och tjänstepersoner ska få tid att strukturera och arkivera nödvändiga allmänna handlingar på ett korrekt sätt.
Oppositionspartierna Moderaterna, Centerpartiet, Kristdemokraterna och Liberalerna, med stöd från Sverigedemokraterna, yrkade på att ärendet skulle återremitteras. De krävde att konsekvensanalyserna skulle genomföras innan ett slutgiltigt beslut klubbades, men förslaget röstades ner av den styrande majoriteten ledd av Erik Pelling (S).
I en gemensam reservation betonar Moderaterna, Centerpartiet och Kristdemokraterna att många kommunala processer pågår i mer än två år och att förlorad e-posthistorik kan försvåra uppföljning och ärendehantering. Liberalerna riktar särskild kritik mot att användarperspektivet och politikers kontaktarbete med invånare och näringsliv förbisetts, samt att beslutsordningen blivit bakvänd när analysen görs först efter att beslutet redan fattats.